「ザ・業務文書管理」 – ダウンロード無料

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通常業務で必要なドキュメント類を社内共通キーで暗号化、ＰＣやＮＡＳ上の文書を暗号化したまま共有可能

本ソフトウェアは、通常業務で必要なドキュメント類を常時暗号化し、万が一未知のウィルスに感染し、最悪ドキュメント類などが流出した場合であっても、出来る限り流出したドキュメント類を閲覧させない様、業務の機密情報を保護する為に作成されたものです。

【社内共通キー設定時】

一般的な暗号化ツールと異なり、業務で必要な文書、重要文書などを社内共通の暗号キーで共有出来る為、社員同士では共有文書が閲覧・編集可能となります。

一方、その文書を外部に持ち出し、社内共通キーの無い環境で本ツールを使っても文書を開く事が出来ません。

社内文書を社外へ持ち出す際は、管理者が発行する「社内共通キー」が必要となり、そのキーを本ツールにインストールしなければ社内文書を社外ＰＣで閲覧できません。

【社外秘キー設定時】

文書のアクセス権限によって社外秘文書を外注・協力会社・アルバイトからの閲覧を防止する他、重要文書・最重要文書の閲覧権限を持つ社員（役職以上・シス管など）でなければ文書を開く事が出来い設定も可能。

文書は編集時にリアルタイムでエンコード／デコードする為、ファイルマネージャ同様に操作する事で通常暗号化された文書を閲覧・編集可能となりますが、一定の権限を持たない人は文書を開く事すら出来ません。

社外秘文書を社外へ持ち出す際は、管理者が発行する「社外秘キー」が必要となり、そのキーを本ツールにインストールしなければ社外秘文書を社外ＰＣで閲覧できません。

【基本機能】

Windows上ではファイル名を数字の羅列に置き換え、正式なファイルは本ツールを介さなければ、どの文書がどのファイルか分からない様にする事も可能です。

本ツールを介し、ファイルを編集・コピーした履歴は管理者がログを一元管理し、どの様な操作を行ったか検閲する事が可能です。

【その他】

USBメモリー／SDカード挿入かつ社内で許可されていないメモリーを挿入した場合は管理者へ警告が通知され、同時にログが記録されます（現在、フリー版では未搭載）

【用途】

・ファイルサーバに収められた社外秘文書を社員で共有したいが常時暗号化しておく必要のあるもの
・文書に限らず、資料として必要な会議録の音声や画像データ、ＰＤＦなどの添付書類
・社員がどの文書を閲覧したか、またはコピー・削除したかをログ監視したい場合